Planning・Management・Promotion
プロマネに必要な「計画」「管理」「推進」とは？
プロジェクトマネージャーに必要な業務
プロジェクトマネージャーの業務は、大まかに「計画」「管理」「推進」の3つに分解されます。
詳しくは、以下の動画でも解説しておりますので是非ご参加ください。
プロジェクト計画
計画段階では、目標設定やリスク管理、コミュニケーション戦略の策定が重要です。計画を立てることで、プロジェクトや活動の目標を明確にし、プロジェクトで何を達成すべきかを具体化します。目標がないと様々なロスが発生します。
①目標の明確化
計画を立てることで、プロジェクトや活動の目標を明確にし、
何を達成すべきかを具体化します。目標がないと様々なロスが発生します。
②リソースの最適化
限られたリソース（時間、人材、資金など）を最も効率的に使用するために、計画は不可欠です。予め計画することにより、リソースを適切に割り当て、無駄を減らすことができます。
③リスクの管理
事前に計画を立てることで、潜在的なリスクを特定し、予め対応策を準備することができます。これにより、予期せぬ問題が発生した場合の影響を軽減できます。
④ビジョン、ミッション、方向性
計画は、チームメンバーや関係者にプロジェクトの方向性を示し、各自の役割と責任を明確にします。
⑤スケジュールの管理
計画により、プロジェクトの各フェーズやタスクのベースラインを設定し、期限内に目標を達成するためのスケジュールを管理できます。
⑥効果的なコミュニケーション
計画は、ステークホルダー間の期待値を調整し、必要な情報を共有するための枠組み、ルールを提供します。
⑦パフォーマンスの評価基準
計画は、プロジェクトのパフォーマンスを評価する基準を提供します。
進捗を計画と比較することで、どこに調整が必要かを判断できます。
⑧変化への適応
計画を立てることで、常に変化するプロジェクト状況や新しい要件に
柔軟に対応するための準備ができます。変化に強い組織を形成できます。
計画は、目標達成のためのロードマップを提供し、効率的で効果的なプロジェクト推進を可能にするための重要なプロセスです。全てが「計画通り」に進むプロジェクトは存在しません。あくまで計画の目的は「基準」をつくるためであり、当初計画に固執しつぎず、プロジェクト状況に応じて見直しを行い、変化に柔軟に対応しましょう。
プロジェクト管理
管理フェーズでは、スコープやスケジュールの監視、予算管理、ステークホルダーとの関係維持が必要です。そのための「ガイドライン」を策定することが目的となります。
①明確な方向性と一貫性の提供
プロジェクトの目標、期待、スコープが明確になり、チームメンバー全員が同じ方向を向いて取り組むことができます。
②プロジェクト状況の可視化
プロジェクトの進捗・課題・品質・予算・リソース割り当てなどの状況を
可視化することで、プロジェクト管理の基準を可視化します。
③リスクの軽減
リスク管理計画や緊急時の対応方針を定めることで、
予期せぬリスクや問題に対処するための基準を提供します。
④コミュニケーションの最適化
コミュニケーションのガイドラインにより、情報共有の手段やタイミングを標準化し、誤解や手戻り・情報漏洩を防ぎます。
⑤品質の確保
品質管理基準を設定し、プロジェクトの成果物が一定の品質水準を満たすことを保証します。
⑥チームワークの促進
チームメンバーの役割、責任、期待される行動規範を定義することで、
スムーズなチームワークを促進します。
⑦意思決定プロセスの透明化
決定プロセスや承認の手順を明確にすることで、透明性を高め、意思決定を迅速化します。責任の所在やエスカレーションルートを確立します。
⑧トラブルシューティングと問題解決
トラブル発生時の対応手順を定めることで、迅速かつ一貫した問題解決を支援します。
⑨継続的な改善のための基盤
プロジェクトのレビューとフィードバックを通じて、
今後のプロジェクトに向けた改善点を特定し、組織の学習を促進します。
プロジェクトのガイドラインやルールは、プロジェクトを円滑に進めるための「道路地図」のようなものであり、チームメンバーが効果的に協力し、共通の目標に向かって進むための枠組みを提供します。
プロジェクト推進
「推進」とは、プロジェクトや活動が計画通り、または計画に沿って適切に前進している状態を指します。計画に基づいた活動が実行され、プロジェクトの目標達成に向けて進行していることを意味します。効果的な推進はプロジェクトの成功に不可欠です。
チームのリードや品質管理、変更管理の実行が肝心です。これらの業務は連動し、一つの要素が他の要素に影響を与えるため、全体をバランスよく取り組むことがプロジェクトの成功につながります。
①明確な目標設定
プロジェクトの目的と具体的な成果物を明確に定義し、
全てのチームメンバーが目標に向かって進むことができるようにします。
②効果的な計画とスケジューリング
リアルなベースラインを設定し、各フェーズ、タスク、マイルストーンに対する詳細な期限を設定します。遅延している際は迅速にキャッチアップ計画を立てます。
③リソースの適切な管理
必要な人材、技術、資金などのリソースを確保し、効率的に配分します。
計画とのギャップがある場合は、確保するための対策を検討します。
④コミュニケーションの強化
チーム内外のステークホルダーとの透明で一貫したコミュニケーションを確保します。うまくいかない時は、方法や頻度を検討します。
⑤リーダーシップとチームワーク
強力なリーダーシップを発揮し、チームワークを促進します。成果がでなくても決して諦めず、メンバーを鼓舞します。
⑥リスク管理
潜在的なリスクを特定し、それらに対する対策を講じます。
可能な限り、顕在化し課題化する前に「回避 」「軽減」「転嫁 」「受容」いずれかの対処法を予め決めておきます。
⑦品質管理
定められた品質基準に沿って、プロジェクトの成果物を継続的にモニタリングし、評価します。基準に満たない場合は、迅速に是正します。
⑧フレキシブルな対応
変化に柔軟に対応し、計画の調整や修正を迅速に行います。
計画通り進まないのは当たり前なので、冷静に計画とのギャップを分析し迅速に対処します。
⑨問題解決スキル
問題を早期発見、迅速に対処し、効果的な解決策を見つけます。
課題の優先度を見極め、クリティカルパスを把握し、進捗への影響を最小化できるように阻害要因に対する施策を検討します。
⑩進捗のモニタリングとフィードバック
定期的にプロジェクトの進捗を確認し、必要に応じてフィードバックを受けて改善します。クリティカルな影響が出る可能性がないか注視し、
事後ではなく、事前に関係者へエスカレーションをすること。
⑪継続的な改善
プロジェクト遂行中及び完了後に学んだ教訓を活かし、将来のプロジェクトでの改善につなげます。ノウハウを書面化して共有できるように。
プロジェクトを推進するためには、これらの要素が相互に連携し、バランス良く実行されることが重要です。計画的かつ柔軟にプロジェクトを管理し、チームの協力を得ながら進めていくことが、成功への鍵となります。
業務間の相互関係とプロジェクト成功への影響
プロジェクトマネージャーの業務は密接に関連しており、計画、管理、推進それぞれの側面が緊密に結びついています。
例えば、計画が不十分であれば、推進の段階で予期せぬ問題が生じる可能性が高まります。スケジュール管理や予算管理がうまくいかなければ、品質やリスク管理にも影響を及ぼします。
したがって、プロジェクトマネージャーはバランスを保ちつつ、 各段階を十分に考慮しながら業務を遂行することが求められます。
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ご相談の流れ
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04.ご契約
ご提案内容についてご承諾いただけましたら、プロジェクトに関する正式な契約を締結いたします。業務委託契約書のドラフト版を作成し、ご提案書の内容に沿って料金、支払い条件、納期、品質基準などを記載しご提示いたします。
05.実行
ご提案内容についてご承諾いただけましたら、プロジェクトに関する正式な契約を締結いたします。ご契約が締結されましたら、プロジェクト計画書を策定しご提示いたします。（こちらは契約手続きと並行実施も可能です）
06.サポート
プロジェクト実行時、あるいはプロジェクトが終了した後も、必要に応じてお客様へのサポートや保守作業を提供いたします。プロジェクトが安定稼働し、目的が達成されるまで、弊社のコンサルタントが最後まで粘り強く親身になって対応いたします。
サービス
目的・課題別
プロジェクトマネジメントとは？
PMは「マネージャー」ではなく、「リーダー」である
プロジェクト計画とスケジュールの策定
プロジェクト進捗と成果物の監視と評価方法
プロジェクトの「品質管理」と「品質保証」とは？
プロジェクトリスクの評価と管理の重要性
プロジェクトのQCDコントロールの方法
プロジェクトスコープの明確化と変更管理
リソース管理とプロジェクト体制構築
人材の調達と育成方法
予算管理と要員計画
ベンダー選定と契約交渉
システムトラブルが起きた際の対応方法
ステークホルダーの「期待値」のコントロール
プロジェクトチーム内のコミュニケーション戦略
