プロジェクトステークホルダーマネジメントとは?
ステークホルダーとは、利害関係者という意味で、企業を取り巻くさまざまな人(従業員、取引先、地域住民など)のことです。
プロジェクトにおけるステークホルダーとは、プロジェクトを取り巻く関係者のことを指し、顧客や協力会社だけでなく、PMやPL、プロジェクトメンバーなどがこれにあたります。そのため、プロジェクトを進める際には、多くの人員が関わってきます。
幅広いプロジェクト関係者と良好な関係を築いていくためにも、PMとして、プロジェクト管理が必須です。このステークホルダーとの関係を計画的に管理することを、プロジェクトステークホルダーマネジメントといいます。
プロジェクトステークホルダーマネジメントの実践の仕方とは?
では、実際に、プロジェクトステークホルダーマネジメントはどのようにしたらいいのでしょうか?
PMBOK(ピンボック)におけるステークホルダーマネジメントでは、プロジェクトの立ち上げから管理までプロセスに従って、実施していきます。具体的にどんなことをしたらいいのか、各プロセスに沿って詳しく見ていきましょう
①プロジェクト立ち上げ時に要素を洗い出す
まず、プロジェクトの関係者を洗い出して、ステークホルダーを特定していきます。具体的には、関係者一覧などを作成し、プロジェクトオーナーに確認しながら進めていきます。
プロジェクトの各進行タイミングで誰が関わってくるのか、ただ羅列するのではなく、役割も記載することで、全体像を正確に把握することが目的です。
抜け漏れがあると、重要な調整事項が後々追加となり、QCDへのリスクが増加しますので、業務/システムの観点で関係者を網羅できるよう、立ち上げ当初から十分に注意して進めるようにしてください。
計画を立てる
ステークホルダーに協力してもらえるようなマネジメント計画を立てていきます。その際に気を付けることは、「どのようなプロセスで進めていくかを計画できるかどうか」ということ。
そのためにも、どんなプロセスが発生するか、網羅的に把握することが大切です。
計画を実行する
作成したマネジメント計画を実行していきます。その時にステークホルダーと適切なコミュニケーションを図ることを心がけましょう。
適切なコミュニケーションとは、各プロセスに紐づけてステークホルダーに対し、「なぜ、いつまでにどんなことをしてほしいか」について過不足なく説明したうえで、プロジェクトに前向きに協力して頂くための意見や懸念事項を引き出すためのコミュニケーションのことです。
統合的に管理・監視する
最後に全体像ができあがったら、マネジメント計画の実施状況を監視していきます。
最初に取り決めた計画やルールが守られているかチェックし、想定していた計画からズレた場合は、柔軟かつ臨機応変に対応しましょう。ただし、当初計画に固執することが目的ではなく、あくまでも「プロジェクト本来の目的が達成できているか」という観点で、調整を行うことが重要です。
まとめ
プロジェクトステークホルダーマネジメントは、人数が多くなればなるほど、当然ながら難易度は高くなります。「誰がいつどのように」プロジェクトに関わるのかの洗い出しと、役割設計、実施計画をしっかり立てたうえで、プロジェクト本来の目的が達成できるよう、クライアント任せにするのではなく、あるべき方向へ導くのが、PMとしての最重要な役割であることを忘れないでください。